Abmelden von Teilnehmern

Können Abmeldungen von Teilnehmern vorgenommen werden, die sich für zentrale Kurse angemeldet haben?

Sie können Abmeldungen für zentrale Kurse vornehmen, insofern diese Einstellung von der Akademie für den jeweiligen Kurs oder Kursvorlage vorgenommen wurde -> gilt demnach nicht pauschal für alle Kurse der Akademie.

Anlegen von dezentralen Schulungen

Ab wann können dezentrale Schulungen angelegt werden?

Alle dezentralen Schulungen für 2024 können ab sofort angelegt werden. Ist eine Kursvorlage (ehemaliger Seminartyp) mal nicht vorhanden, so wenden Sie sich an das Gruppenpostfach Seminarbeschreibungen@ergo.de

Archivieren

Sollen die Teilnehmerlisten am Kurs in Akademie4you archiviert werden?

Dieser Prozess ist eine geregelte interne Vorgehensweise innerhalb des Vertriebs: Revisionsprozess. Für die dezentralen IDD-relevanten Schulungen archivieren Sie wie bisher die vom Referenten unterschriebene Teilnehmerliste zur Schulung. Eine Hinterlegung am Kurs in Akademie4you ist nicht vorgesehen.

Bildungskatalog

Beinhaltet der Bildungskatalog das bisherige Angebot aus eCampus und Akademie-Portal?

Ja, der Bildungskatalog auf Akademie4you wird das bisherige Angebot vom e-Campus bereitstellen. Wir starten ab dem 1.1.2024 und werden es weiter ausbauen.

Bildungsstände

Sind Informationen zu den absolvierten Bildungsmaßnahmen sichtbar?

Die Mitarbeiter der Regionaldirektionen und der Geschäftsstellen (Seminarorganisation Vertrieb) erhalten mit der neuen Lernplattform einen Gesamtüberblick über die Bildungsmaßnahmen der jeweils zugeordneten Vertriebspartner – inklusive der e-Learnings. Dies ist in den bisherigen Systemen nicht möglich.

Sie können ebenso auf die Stände der Pflichtmodule für die jeweils zugeordneten Vertriebspartner schauen, was bislang nur für IDD-relevante Module möglich war. Beispiel: Haftungsdach-Pflichtmodule.

Buchen

Werden Informationen zu Buchungen von Kursen weiterhin per Mail an das Gruppenpostfach geschickt?

Es werden sowohl Buchungs- und Stornobestätigungen als auch Einladungen an das Gruppenpostfach versendet.

Buchen

Wie kann man einen Teilnehmer erneut buchen?

Wenn Sie einen Lerner erneut buchen wollen und der Name des Lerners im Auswahlfenster ausgegraut ist, müssen Sie den Lerner zunächst von der Stornierungsliste entfernen. Gehen Sie zur Stornierungsliste wählen Sie den Lerner, klicken auf das “Teilnehmer”-Icon und wählen “Entfernen”. Vergessen Sie nicht zu speichern.

Buchen

Wie kann man den Buchungsstatus verändern und den Teilnehmer darüber informieren?

Wenn Sie den Buchungsstatus eines Teilnehmers korrigieren möchten, ohne dass eine Buchungsmail ausgesteuert wird, deaktivieren Sie temporär den „Buchungs-Mail versenden, wenn konfiguriert“-Metatag im Kurs (über die Bearbeitungsmaske). Dies verhindert die Buchungs-E-Mail an den Lerner.

IDD-pflichtige Referenten

Ab wann werden die erworbenen Bildungszeiten automatisiert gutgeschrieben?

Die bei Durchführung einer Schulung erworbenen Bildungszeiten können ab Januar 2024 vorerst nur einmal monatlich gutgeschrieben werden.

Die technische Umsetzung einer automatischen IDD-Gutschrift auf der Plattform kann leider erst später erfolgen. Voraussichtlich im 2. Quartal 2024.

Reports

Welche Informationen enthalten die Reports für die Seminar-Organisation?

Die Reports für die Seminarorganisation Vertrieb bieten neben den wesentlichen Informationen zu den Kursen auch zusätzliche detailliertere Informationen zur Person (z.B. betriebliche Funktionen, Tätigkeitsschwerpunkt) und Exportmöglichkeiten.

Stornieren von Teilnehmern

Muss man Nichtteilnehmer einzeln stornieren?

In SAP konnte die Veranstaltung über den Button „Veranstaltung abschließen“ beendet werden, damit für die Teilnehmer die IDD-Bildungszeit gewertet wird – vorher wurden Nichtteilnehmer storniert – bedeutet es neu, dass man z.B. bei 50 Teilnehmern jeden Einzelnen „stornieren“ oder „beenden“ muss?

Auch im neuen System gilt: wer nicht teilgenommen hat muss storniert werden. Sie können in diesem Fall jedoch mehrere Teilnehmer gleichzeitig markieren und stornieren.Danach werden die „Anwesenden-Teilnehmer“ auf „Bestanden“ gesetzt. Diese können Sie auch gesammelt markieren und auf den Status „Bestanden“ ändern.

Stornokosten

Können Stornokosten bei nicht nachgewiesener Abwesenheit auch bei dezentralen Schulungen an die betreffenden Teilnehmer gebucht werden?

Die Verantwortung und mögliche Prozessanpassung obliegt dem Vertrieb in Abstimmung mit Personal Vertrieb (PV). Dieser Prozess liegt nicht im Zuständigkeitsbereich der Akademie.

Teilnehmeranzahl

Ist die Teilnehmeranzahl in Seminaren wie in SAP begrenzt?

Die Teilnehmerzahl ist Kurs-spezifisch und wird in der Seminartypbeschreibung (Kursvorlage) ersichtlich. Genau wie bisher im Akademieportal bzw. bei dezentralen IDD-Schulungen in SAP festgelegt.

Teilnehmer erinnern

Ist es möglich die Teilnehmer automatisch an Schulungen zu erinnern – eventuell 3 Tage vor dem Termin?

Eine automatisierte Erinnerung der Teilnehmer ist derzeit noch nicht möglich.

Tutoren

Kann man mehrere Tutoren auswählen?

Ja, die Hinterlegung von mehreren Tutoren kann erfolgen.

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Texte, Filme, Podcast und Bilder zu den Artikeln im Newsletter sind in Zusammenarbeit mit den in den Artikeln genannten Kolleg:innen entstanden.

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viersicht. die agentur.

Redaktion:
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